不論是B2B還是B2C類型的公司,都會透過參加展覽來行銷,而現在展覽名目眾多令人眼花撩亂,像我就曾去過3C電玩展、儀器展、醫療展、寵物展、美容展、食品展、婦幼展、素食展、藝術展、文創展、運動用品展,在眾多展覽下要怎麼吸引消費者或買家的目光,如何從眾多廠商中脫穎而出,也成為行銷人員的重點功課。
Google搜尋「如何辦展覽」、「辦展覽流程」、「參展企劃」等關鍵字,就有許多前輩們從最一開始的流程詳細的教學,所以這次想跟大家分享的是,這幾年自己的參展經驗,只要加上這5個小細節,就能優化每次的參展流程,讓每次的效果越來越好。

1. 設定展覽目的:
主要目的是營造形象、尋找經銷商、接代工客戶、銷售商品、出清即期品?若是很貪心的想每個目的都達成,一次溝通太多訴求,容易導致定位不明確,什麼都要的結果就是什麼都沒有得到,當然一場展覽對於公司的開銷也不少,如果要一次達到多種目的,那至少要設定出「主要目的」與「次要目的」,再下去規劃各式的活動,才有辦法更聚焦。
舉辦舞台活動時,聚集人潮很重要,但要在舞台上講的內容,也是根據這次展覽的目的去設計的,不論是自己員工上台、網紅KOL站台,抑或是專業主持人,他們一定有自行發揮的空間,但都不會脫離做原始的目的。
2. 慎選參展位置:
大部分的展覽公司都在台北,若是中南部的廠商就得在選位置的時候特地跑一趟,每家展覽公司選位置的規則不太一樣,通常原則是以隔數最多的優先選擇,若隔數都一樣,可能會讓較早報名先選或是抽籤,而沒有到現場隔數又少的廠商,就大家都選完之後才輪到了,如果與業務關係不錯,有些業務會願意幫忙代選位置,而不管是派人去選還是請業務代選,記得事先內部要先確認好,選擇參展位置優先順序是哪幾個點,才不會選完後悔。
分享我選位置時會評估的5個點,但因每家廠商參展目的、形式不同而有所區別,請依自身情況考量。
- 是否靠近入場門口:是否有過逛展經驗?一開始逛得很開心,但走到最後可能累了或買完了,就直接打道回府?
- 是否靠近主要路線:主要路線的走道較大,如果想在自己攤位上做舞台活動或聚集人潮,也才有空間,甚至有些主辦單位還會規定,次要路線的距離不滿xx公分,不可使用音響和大聲公。
- 是否靠近大會活動:好的主辦單位除了邀廠商來之外,也會做好自己的行銷活動,包括在展覽時舉辦比賽、舞台活動等,增加消費者來展覽的意願、延長停留時間、聚集人潮,位置通常在裡面,若選不到靠近門口的位置,那靠近大會活動也是另一波人潮聚集地可考量。
- 主辦單位區域規劃:公司商品是屬於主辦單位區位規劃中的哪一類?若是符合兩者以上,那可依造想主打的產品類型、想接觸的主要族群來、選擇。
- 參展廠商有哪些人:除了研究競爭廠商,推估他們會有什麼產品和活動之外,也有廠商是固定會跑各大展覽來拉客人的,若遇到對面的廠商是那種客人看了會想逃的類型,當客人們只想快速走過時,你也會連帶被牽連到。

3. 切換客人視角
我們在規劃產品擺放方式、設定價格的時候,很常以公司內部人員的視角來規劃,記得在規劃完之後,一定要切換為客人視角,重新檢視這樣的方式是否有待改進的地方,設定活動方式的時候,玩法是否簡單明確,不會讓每一個人誤會?在結帳的時候,能否方便客人消費,例如:結帳時只能以現金付款,只為了不付信用卡的手續費和租借刷卡機的費用,常看到展覽附近ATM在排隊只為了提款,但有沒有可能再來回的過程中,這位客人覺得很麻煩,或者在路途上又被其他廠商給吸引走了呢?省了小錢反而賺不到大錢,那就得不償失了。
而在規劃完之後可以玩角色扮演,找非公司員工的人來當顧客,看他們會有什麼超乎預期的反應,當他們提出問題的時候,不要急著為自己辯解或感覺被找碴,雖然很難做到沒錯,但如果解釋了,對方心裡只會覺得:我只是提出自己的看法,若你想的都對,何必找我呢?一樣米養百樣人,客人反應百百種,此時先將對方的反應記錄下來,隔一兩天再來想:「是否還有更好的做法?」、「為什麼他的反應跟我預期的不同?」
如此才能找到沒有看到的盲點,也才能讓參展成效越做越好。

4. 辦行前說明會
通常規劃展覽時,會是品牌或行銷部門的人員負責,但實際參展時,很有可能會加入其他單位的同事,甚至是短期工讀生、ShowGirl等人,規劃活動的人一定是最清楚整體狀況、最知道設計這個活動的目的是什麼,也會設想好動線,所以在做行前說明會時,只向大家說明此次展覽的商品售價、活動玩法、大會規定而已的話,是很可惜的事,若是能多分享一點,讓大家知道辦活動的目的,為什麼要這麼做,為什麼樣那樣做,大家會更清楚你背後的目的,甚至能激發不同的想法出來。
5. 每日檢討分享
常常等到活動結束寫結案報告時,才檢討這次參展成效並提出建議嗎?
除非是短期內要再參展,而且是相似的目的、相似的情境才適用,建議沒有實際應用的話,會隨著時間和人員異動而過去,這樣的結案報告容易流於形式,能否用於下次展覽改進,端看該次人員是否有吸收進去。
但如果是利用展覽4天的期間,在當天結束後檢討今日業績、遇到什麼問題、討論如何解決、分享什麼樣的話術吸引客人,並應用在隔天展覽,團隊成員們都能夠共同成長進步,而下一次在舉辦展覽的時候,也已經是歷經4次優化過程,才提出的展覽企劃,會不比之前更好嗎?

謝謝你看到最後,如果這篇對你有所幫助的話,非常希望你能和我分享之後的行動方針,會怎麼運用書中的法則呢?畢竟這樣才符合我們實戰派的精神嘛!你說對嗎?